Autor: Gustavo Marconi

Os usuários são as pessoas que terão acesso ao sistema no seu modo completo, como secretarias e proprietários

O cadastro de usuários é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar um novo usuário, os passos são:

• Acessar o cadastro de usuários;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos usuários já cadastrados;
  • Pode-se alterar os filtros, na parte superior, para visualizar os inativos também;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de usuários é formado pelo nome do usuário e seu e mail, que é a forma que esse usuário acessará o sistema;
  • Ainda há parâmetros de quais funcionalidades do sistema o usuário terá acesso, onde é possível restringir o acesso a determinaras partes do sistema;
  • Preenchidas as informações, clicar em Salvar.

Observações:

• Ao finalizar o cadastro do usuário, o mesmo já pode acessar ao sistema;
• No seu primeiro acesso, ao acessar a página do sistema, deverá clicar no link “Primeiro Acesso”, e seguir as instruções para criar sua senha;
• Depois, basta utilizar sempre o e mail e a senha para acessar o sistema.

Os fornecedores deverão ser cadastrados em caso de utilização da parte de contas a pagar.

O cadastro de fornecedores é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para cadastrar um fornecedor, os passos são:

• Acessar o cadastro de fornecedores;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos fornecedores ativos;
  • Pode-se alterar os filtros, na parte superior, para visualizar os inativos também;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de fornecedores é formado por grupos de informações, que são as informações básicas e de contato, e outro grupo com as informações de endereço;
  • Para que o fornecedor fique disponível para vinculá-lo a contas a pagar, basta que sejam informados o nome e o CPF;

Observação:

• O CPF é a primeira informação pois é validada a duplicidade de cadastros, ou seja, se informar um CPF já utilizado, o sistema avisará, porém, não impedirá o cadastro.

As contas bancárias são necessárias para o lançamento as informações das contas a receber que terão integração com o banco através de envio de remessa e leitura de retornos bancários.

O cadastro de contas bancárias é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar uma nova conta bancária, os passos são:

• Acessar o cadastro de contas bancárias;
  • Neste momento aparecerá uma lista das contas bancárias já cadastradas;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de contas bancárias é formado pela identificação do banco referente a conta, e demais informações que deverão ser verificadas como próprio banco, como número e digito da agência, número e digito da conta, número e digito do convênio, carteira, variação da carteira e espécie do boleto;
  • Ainda, há informações complementares de dias de prazo e percentuais para cobrança de juros e envio dos títulos para protesto, mensagens e instruções a serem impressas nos boletos;
  • Também há uma informação de responsabilidade de numeração dos boletos, pois alguns bancos exigem que esse controle seja feito pela instituição financeira, e não pelo sistema próprio das escolas;
  • Para utilização do fluxo de caixa, há também uma informação de saldo em um determinado final de mês, para que o sistema consiga calcular o saldo e montar o fluxo futuro corretamente.

Os tipos de cobrança são necessários para o lançamento as informações das contas a receber, com o intuito de organizar e identificar a origem de cada valor, por exemplo, curso, material, matrícula e etc.

O cadastro de tipos de cobrança é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar um novo tipo de cobrança, os passos são:

• Acessar o cadastro de tipos de cobrança;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos tipos de cobrança já cadastrados;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de tipos de cobrança é formado pelo nome de identificação da forma de pagamento, identificação de utilização, se nas contas a receber ou nas contas a pagar.

As formas de pagamento são necessárias para o lançamento as informações das contas a receber, com o intuito de organizar e identificar a forma de recebimento de cada valor, por exemplo, boleto, cheque, cartão de crédito e etc.

O cadastro de formas de pagamento é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar uma nova forma de pagamento, os passos são:

• Acessar o cadastro de Formas de pagamento;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos quesitos já cadastradas;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de formas de pagamento é formado pelo nome de identificação da forma de pagamento, identificação de utilização, se nas contas a receber ou nas contas a pagar, se vai gerar pagamentos automaticamente e qual conta bancária está vinculada;
  • A informação de gerar pagamentos automaticamente, serve para formas de pagamento em que não há risco de inadimplência, como dinheiro em espécie e cartão de crédito, onde, ao lançar um registro nas contas a receber, já entrará como pago, pois com certeza a escola receberá. E não deve ser utilizado em caso de boletos, por exemplo ou cheques, já que gerar o registro no financeiro, não é garantia de recebimento;
  • O vínculo com a conta bancária se faz necessário para quando é boleto bancário e haverá integração com o banco através de envio de remessa e recebimento de retorno bancário.

Os quesitos de avaliação são necessários para o lançamento das avaliações no sistema, pois cada avaliação é composta por quesitos pré-definidos pela escola, mais um parecer aberto, para avaliações que não envolvem uma nota propriamente dita.

O cadastro de quesitos de avaliação é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar um novo quesito, os passos são:

• Acessar o cadastro de quesitos de avaliação;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos quesitos já cadastradas;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de quesitos de avaliação é formado basicamente pelo nome de identificação do quesito e sua nota de média.

As salas são necessárias pois identificam onde cada aula ocorrerá, com o intuito de organizar a escola e ter acesso rápido as salas disponíveis em cada horário para agendamento de novas aulas.

O cadastro de salas é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar uma nova sala, os passos são:

• Acessar o cadastro de salas;
  • Neste momento aparecerá uma lista das salas já cadastradas;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de salas é formado basicamente pelo nome de identificação da sala, um parâmetro que indica se a sala poderá ter aulas simultâneas, e uma cor para que seja identificada no painel das aulas;

Os idiomas são necessários pois identificam o que será lecionado em cada curso.

O cadastro de idiomas é acessível através do link Ferramenta, no canto superior direito.

Para adicionar um novo idioma, os passos são:

• Acessar o cadastro de idiomas;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos idiomas já cadastrados;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de idiomas é formado basicamente pelo nome do idioma e seus níveis;
  • Os níveis são sugeridos como Básico, Intermediário e Avançado, porém, podem ser excluídos e editados conforme os padrões que a escola trabalha, não havendo limite de níveis para um idioma;
  • Preenchidas as informações de nome do idioma e seus níveis, clicar em Salvar.

Os alunos são a base para todo sistema, da mesma forma que são a base para que a escola tenha sentido e funcione.

O cadastro de alunos é acessível através do painel principal, no primeiro quadro na margem superior, onde há o contador de alunos ativos e quantos destes estão em aula.

Para adicionar um novo aluno, temos duas possibilidades que são inserir um novo aluno diretamente, ou então, converter um interessado em aluno.

Para cadastrar um aluno diretamente, os passos são:

• Acessar o cadastro do aluno;
  • Neste momento aparecerá uma lista dos alunos ativos;
  • Pode-se alterar os filtros, na parte superior, para visualizar os inativos também;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Preencher as informações e salvar;
  • O cadastro de alunos é formado por grupos de informações, que são as informações básicas e de contato, e outro grupo com as informações de endereço;
  • Para que o aluno fique disponível apenas para vinculá-lo a aulas, basta que sejam informados o nome e o CPF;
  • Caso a parte financeira seja utilizada, então, é necessário preencher todas as informações, inclusive as de endereço.

Observação:

• O CPF é a primeira informação pois é validada a duplicidade de cadastros, ou seja, se informar um CPF já utilizado, o sistema avisará, porém, não impedirá o cadastro.