A geração de cobrança do sistema pode ser realizada baseada diretamente no aluno, baseado em seus cursos ou em horas aulas. A funcionalidade permite que em cada aluno, seja possível escolher determinadas aulas de um período e gerar uma cobrança (contas a receber).

Para gerar a cobrança baseada no aluno, deve-se seguir os seguintes passo:

• Acessar o cadastro do aluno;
• Acessar o link “Gerar Cobrança”;
• Clicar no botão gerar cobrança;
  • Pode-se gerar cobrança para um curso inteiro do aluno, clicando no botão de geração de cobrança do curso;
  • Ou então, marcar as aulas que desejar, e clicar no botão Avançar;
• Confirmar as informações para geração das contas a receber, e salvar.

Este processo irá gerar o respectivo registro das contas a receber, que pode ser envaido ao aluno, impresso, enviado ao banco e etc. igualmente aos registros gerados diretamente nas contas a receber.

O pagamento da mensalidade do sistema pode ser realizado dentro de cada mês no dia de preferência da escola.

O processo de geração de cobrança funciona de forma que toda virada de mês, o sistema conta o número de alunos ativos dentro do mês que terminou, e gera uma cobrança para o período.

Considerando janeiro, se no dia 31 de janeiro a escola terminou o dia com 200 alunos ativos, terá do primeiro dia ao último dia de fevereiro para realizar o pagamento.

Para pagar a mensalidade então, deve-se seguir os seguintes passo:

• Acessar o menu no canto superior direito;
• Acessar o link “Minha Conta”;
• No primeiro quadro, identificado como “Último Fechamento”, terá a informação do período de referência, o total de alunos cadastros, o total de alunos ativos, e o valor a pagar;
• Clicar no botão “Pagar”.

Este processo encaminhará a página do PagSeguro, forma pela qual é realizado o pagamento da mensalidade do sistema. Através da sua conta do PagSeguro, poderá escolher a forma de pagamento que preferir, e confirmar o pagamento.

Observações:

• A não realização do pagamento, bloqueará o sistema automaticamente a partir do terceiro dia do mês seguinte.

O processo de geração de contratos para cada aluno fora de um curso visa facilitar o preenchimento do documento contratual entre a escola e o aluno.

Para gerar um contrato a partir do aluno (sem vinculo com curso), os passos são:

• Acesse o perfil do aluno
• Desça até a parte de Histórico Financeiro
• Dentro deste bloco há uma lista de contratos
• Clique no contrato
  • Se houverem tags desconhecidas pelo sistema será necessário informar agora. Informe e clique em Avançar.
  • O contrato será gerado em tela no formato PDF, sendo possível salvar ou imprimir.
• Os contratos gerados desta forma não são salvos no histórico do sistema, devem ser utilizados somente para o momento da impressão.

Caso tenha dúvidas sobre o cadastro de contratos acesse este tópico.

A remessa e o retorno bancário são os processos de comunicação entre o sistema e o banco. Ambos são arquivos estruturados de acordo com especificações do banco, onde o sistema é responsável por gerar a remessa e ler os retornos que o banco disponibilizar.

A remessa bancária

A remessa bancária é um arquivo que o sistema gera com todos os boletos existentes, novos, que devem ser registrados no banco. Este arquivo deve ser gerado sempre que novos boletos forem gerados.

Para gerar a remessa bancária no sistema, deve-se seguir os seguintes passos.

• Acessar o menu Financeiro, e dentro dele, o menu Remessa Bancária;
• Na tela da remessa, deve-se selecionar o banco ao qual vai ser enviada a remessa, e o período que deve ser considerado para buscar os boletos gerados, clicando em gerar Remessa;
• Ao clicar em gerar a remessa, o sistema irá fazer um download de um arquivo com uma nomenclatura aleatória e normalmente com a extensão “.REM”;
• Este arquivo deve ser enviado ao banco através do sistema de Office Banking do banco em questão.

Abaixo do processo de geração do arquivo, permanecem disponíveis para download todos arquivos gerados nos últimos 30 dias.

O Retorno bancário

O retorno bancário é um arquivo que o banco gera com toda a movimentação ocorrida em relação aos boletos. Ou seja, cada vez que um cliente pagar um boleto, ou uma remessa for enviada, no dia seguinte a operação, o banco irá disponibilizar no seu Office Banking um arquivo de retorno.

É interessante que este procedimento de buscar os retornos no banco e importar no sistema seja realizado pelo menos 3 vezes por semana.

Este arquivo tem uma nomenclatura aleatória e normalmente terá a extensão “.RET”.

Para importar este arquivo no sistema, deve-se seguir os seguintes passos.

• Acessar o menu Financeiro, e dentro dele, o menu Retorno Bancário;
• Na tela do retorno, deve-se escolher o arquivo, indicando ao sistema o arquivo de retorno que o banco disponibilizou, e então clicar em Importar Arquivo;
• Com este processo finalizado, o sistema terá realizado a importação das informações, marcando todos os boletos pagos como liquidados no sistema, atualizando as informações financeiras.

Observações:

• Por motivos de segurança e organização, após gerar uma remessa, somente é possível gerar uma nova remessa após a leitura de um retorno;
  • Este procedimento é necessário pois ao enviar uma remessa ao banco, no dia seguinte, o banco disponibiliza um retorno indicando a efetivação de recebimento e numeração;
  • Com este retorno, temos a certeza no sistema que determinados boletos já estão no banco, evitando envio em duplicidade.

Toda forma de ensino dentro do sistema é um curso, ou seja, aulas particulares, turmas regulares e etc, devem ser representadas por um curso.

Um curso pode ter a extensão e definição que a escola julgar melhor. Por recomendação, o curso deve ser de acordo com a Matrícula efetuada. Ou seja, se a turma/aluno teve matrícula para um semestre referente a um livro, assim deverá ser o curso. Se a matrícula foi para 12 meses, referente a um livro ou dois livros, assim deverá ser o curso.

Para cadastrar um curso, os passos são:

• Acessar o link Cursos no menu da esquerda;
• Clicar no botão de Adicionar;
• Informar ao sistema o tipo de curso que estará sendo cadastrado, em relação ao período, se é contínuo, ou com final definido, ou uma aula única ou ainda, uma aula para interessados, como se fosse uma aula experimental;
• Preencher todas as informações do curso;
  • Para cadastrar um curso, é necessário informar ao sistema as datas, idioma e nível, sala, horário das aulas, o professor, a recorrência e o dia da semana da aula;
  • Após indicadas essas informações, clicar em Avançar para que sejam indicados então quais os alunos farão aquele curso, incluindo seus nomes na lista.

Observações:

• Algumas informações como sala, profissional, horário das aulas futuras e dias da semana podem ser alteradas no decorrer do curso, de forma que as aulas futuras serão alteradas, e as aulas já realizadas, manterão o histórico da forma que ocorreram;
• Na criação do curso, será validado se professor e salas estão disponíveis nos dias e horários indicados;
• Em cursos por tempo indeterminado, o sistema cria as aulas futuras automaticamente, até que seja indicado o final do mesmo;
• Avaliações, contratos e geração das contas a receber de cada curso devem ser realizadas posteriormente, editando o curso.

A geração das cobranças (Contas a Receber) pode ser realizada de forma manual, onde não há vínculo dos boletos com os cursos. Porém, o indicado é que seja realizada a partir dos cursos, onde haverá o vínculo das informações financeiras com os cursos, de cada aluno, gerando informações mais consistentes e disponibilizando análises de inadimplência, possibilitando o uso de aditivos de contrato com valores para cada curso e etc.

Para gerar os títulos baseado nos cursos, deve-se seguir os seguintes passos:

• Acessar o curso
  • Para acessar o curso pode ser através do link Cursos no menu da esquerda;
  • Ou através do cadastro de cada aluno na lista de cursos do mesmo.
• Dentro do curso, ir nos dados Financeiros do curso, e clicar no botão de geração de cobrança para cada aluno.
• Para cada aluno, preencher as informações de como será a cobrança daquele curso e conferir as parcelas sugeridas, clicando em salvar.

Este processo deverá ser realizado para todos os alunos em todos os cursos, e ao seu final, terá gerado todos os boletos para todos os alunos.